關於收集2021屆畢業生聲像材料歸檔的通知

 各校區管委,各學院(系、部):

        為做好2021屆畢業生聲像檔案材料的歸檔工作,現將有關事宜通知如下。

一、歸檔範圍

(一)畢業生照片及名單

1、本科、研究生畢業生各班級合影照片,畢業生黨員合影照片,未參加合影學生的兩寸彩色照片。

2、各班級合影人員名單、獲得學位人員名單各1份(具體格式見附件12)。

 (二)光盤

    畢業生合影、合影人員名單、學位授予儀式照片、獲得學位人員名單、未參加合影學生的兩寸正面免冠彩色照片,以上材料電子版以班級為單位刻入一張光盤,光盤一式三份。

二、歸檔要求

(一)畢業生照片及名單

    1、照片需沖洗,不能打印。

    2、照片規格:6*10寸(25.4cm×15.2cm),不壓膜;照片正上方應有學院(系、部)、屆、專業、班級、攝製時間等信息,例:山東科大安全與工程學院2021屆安全工程2017-1班畢業合影;照片下方應有對應人員名單。

    3、紙質人員名單要與照片人員名單一致,在每張照片所附的紙質名單中,教師名字下劃線標註。

    4、對因故未參加畢業合影照的學生,收集其兩寸正面免冠彩色照片一張,照片背面註明專業、班級、姓名,並將電子照片一併刻入光盤歸檔,照片以學生班級與姓名命名,格式為jpg

(二)光盤

1、歸檔的光盤質地良好,刻入光盤時不要將照片壓縮保存。光盤一式三套分別裝方形光盤盒保存。

2、在光盤盒上貼上標籤,標明:××學院2021屆畢業生照片、學位授予儀式照片光盤。

3、刻入光盤時以班級為單位制成若干個文件夾,每個文件夾中要包含畢業生照片(包括未參加畢業合影學生二寸照片)及相應名單、授予學位儀式照片及相應名單。學位授予儀式照片以該畢業生的班級和姓名命名,格式為jpg,本班級重名者在姓名後面加註籍貫。

        三、輸入檔案管理系統及辦理交接

        以上材料整理完成後,登錄檔案網絡管理系統(192.168.100.92),進行檔案信息輸入、提交併上傳照片,打印《案卷移交目錄》一式兩份,到檔案館辦理移交歸檔手續。

        四、時間安排

        請認真做好上述歸檔材料的收集、整理工作,於2021630日前向檔案館移交歸檔。

        聯繫人:王 領 57052    任莉新  57091

        附件1: 山東科大XX學院2021屆XX專業XX-X班畢業生合影人員名單.doc

        附件2: 山東科大XX學院2021屆XX專業XX-X班獲得學位人員名單.doc 

 

發佈時間:2021-06-10 點擊 1400 分享:

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